În funcție de statul emitent, documentele emise de autorităţile străine* ce vor fi prezentate ofiţerului de stare civilă / funcţionarului de evidenţă a persoanelor, trebuie să îndeplinească sau nu formalitățile de apostilare sau supralegalizare.
1. Sunt scutite de supralegalizare sau apostilare, documentele prevăzute în Regulamentul (UE) 2016/1191, precum și cele emise de statele cu care România a încheiat tratate, acorduri sau convenţii bilaterale de asistenţă juridică în materie civilă sau de dreptul familiei. De asemenea, extrasele multilingve de stare civilă emise de către statele membre ale Convenției de la Viena din 1976 sunt acceptate fără traducere, legalizare (apostilare), sau o formalitate echivalentă pe teritoriul fiecărui stat parte la convenţie.
2. Documentele eliberate de instituţii ale statelor care nu se regăsesc în situațiile expuse la pct. 1, dar care sunt emise de state semnatare ale Convenţiei de la Haga din 1961 vor fi în mod obligatoriu apostilate.
3. Documentele care nu se regăsesc în primele două situaţii (menționate la pct. 1 și 2), vor fi în mod obligatoriu supralegalizate, în conformitate cu prevederile articolului 162 din Legea 105/1992 cu privire la reglementarea raporturilor de drept internaţional privat
* Documente emise de autorităţile străine pot fi:
– certificate / extrase / adeverințe emise de către oficiile de stare civilă (naștere, căsătorie, deces, divorț, schimbarea pe cale administrativă a numelui, modificarea / rectificarea unor date din actul de stare civilă, etc.)
– hotărâri judecătorești privind divorțul, adopția, desfacerea adopției, schimbarea numelui, stabilirea fliației, tăgada filiației, etc.
– acte notariale (declarații, împuterniciri, certificate, traduceri legalizate, etc.)
Republica Albania
Republica Austria
Bosnia şi Herţegovina
Bulgaria
Republica Cehă
Republica Populară Chineză
Republica Populară Democrată Coreană
Croaţia
Republica Cuba
Republica Franceză
Republica Moldova
Republica Populară Mongolă
Republica Polonă
Federaţia Rusă
Republica Serbia
Slovacia
Slovenia
Ucraina
Republica Ungară
În temeiul Regulamentului (UE) 2016/1191, care promovează libera circulație a cetățenilor, începând cu data de 16 februarie 2019 anumite documente oficiale și copiile lor certificate eliberate de autoritățile unui stat membru al Uniunii Europene sunt scutite de obligația de legalizare și de formalitatea apostilei pentru a fi utilizate în statele membre ale Uniunii Europene. Astfel, pentru aceste documente puteți solicita un formular standard multilingv, pentru a evita necesitatea traducerii și apostilării acestora. Scutirea de obligația de legalizare și de formalitatea apostilei se aplică numai documentelor și copiilor lor certificate eliberate de autoritățile publice ale unui Stat membru și prezentate autorităților publice ale unui alt Stat membru.
Este vorba de documentele următoare:
– documentele eliberate de o instanță sau de un funcționar al unei instanțe (decizii / hotărâri judecătorești, etc.);
– documentele administrative (certificate, extrase, adeverințe, decizii, dispoziții, hotărâri, etc.);
– actele notariale;
– certificatele oficiale înscrise pe documente private;
– documentele diplomatice și consulare.
Scutirea se aplică exclusiv documentelor care stabilesc unul sau mai multe dintre elementele enumerate mai jos:
– nașterea;
– decesul;
– faptul că o persoană este în viață;
– numele;
– căsătoria, inclusiv capacitatea de căsătorie și starea civilă;
– divorțul, separarea de drept sau anularea căsătoriei;
– parteneriatul înregistrat, capacitatea de a încheia un parteneriat înregistrat și statutul de
parteneriat înregistrat;
– desfacerea unui parteneriat înregistrat, separarea de drept sau anularea unui parteneriat
înregistrat;
– filiația sau adopția;
– domiciliul și/sau reședința;
– cetățenia;
– absența cazierului judiciar;
– calitatea de candidat sau participarea la vot la alegerile pentru Parlamentul European sau la alegerile locale într-un alt stat membru.
Notă: Întrucât procura nu reprezintă un eveniment de viață reglementat de dispozițiile art. 2 din Regulamentul (UE) 2016/1191, pentru a produce efecte pe teritoriul României, procura specială autentificată la notar într-un stat membru al Uniunii Europene, cu care România nu a încheiat tratate, acorduri sau convenţii bilaterale de asistenţă juridică în materie civilă trebuie să fie apostilată.
Mențiunile cu caractere evidențiate indică existența unui formular standard multilingv pentru aceste documente. Vă atragem atenția asupra faptului că nu toate formularele standard se eliberează în toate statele membre.
Formularul standard multilingv poate fi utilizat doar într-un alt stat membru și trebuie prezentat împreună cu documentul oficial pe care îl însoțește.
Atunci când un stat membru permite prezentarea unei copii certificate a unui document oficial în locul originalului, autoritățile respectivului Stat membru trebuie să accepte o copie certificată întocmită în statul membru în care a fost eliberat documentul.
Mai multe informații cu privire la regulament și la formularele standard multilingve pot fi găsite pe portalul european e-justiție: https://beta.e-justice.europa.eu/35981/RO/public_documents_forms.
Convenţia nr. 16 a Comisiei Internaţionale de Stare Civilă referitoare la eliberarea extraselor multilingve ale actelor de stare civilă, a fost semnată la Viena la 8 septembrie 1976 de către nouă state membre ale CISC. Ulterior, la Convenţie au aderat şi alte state, în scopul instituirii unui cadru comun de reglementare privind eliberarea unor extrase de pe actele de stare civilă destinate utilizării în străinătate. În prezent, 25 de state sunt parte la Convenţie, dintre care 17 au calitatea de state membre ale Uniunii Europene.
Extrasele multilingve eliberate în conformitate cu prevederile Convenţiei sunt acceptate fără traducere, legalizare (apostilare), sau o formalitate echivalentă pe teritoriul fiecărui stat parte la convenţie şi produc efecte juridice pe teritoriul următoarelor state:
Austria
Belgia
Bosnia şi Herţegovina
Bulgaria
Cabo Verde
Croaţia
Elveţia
Estonia
Franţa
Germania
Grecia
Italia
Luxemburg
Lituania
Macedonia
Muntenegru
Republica Moldova
Olanda
Polonia
Portugalia
România
Spania
Slovenia
Serbia
Turcia
Pentru a vizualiza lista actualizată a statelor semnatare vă rugăm să consultați pagina oficială de internet a Conferinței de la Haga: www.hcch.net
Documentele care nu se regăsesc în una din situaţiile prevăzute mai sus, se supralegalizează, în conformitate cu prevederile art. 72 alin. 6 din Metodologia cu privire la aplicarea unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă, aprobată prin H.G. nr. 64/02.03.2011, coroborate cu prevederile art. 1093 din Legea nr. 134/2010 privind Codul de procedură civilă, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
Pentru aceste documente trebuie urmate 3 etape succesive, în cadrul procedurii de supralegalizare, respectiv:
1. ştampila aplicată de autoritatea emitentă a actului, conform procedurii stabilite de statul de origine;
2. ştampila misiunii diplomatice a României din statul de origine sau a misiunii diplomatice a statului de origine din România;
3. ştampila Ministerului Afacerilor Externe din România – Direcţia Relaţii Consulare, cu sediul în mun. Bucureşti, Aleea Alexandru nr. 24, sector 1.
